（钟韵/ 采访报道）在当前不稳定因素充斥的环境中，会议活动组织者尤应做好各种应急备案并提高活动安排的透明度，以让潜在参会者、赞助商和参展商放心对活动投资时间、金钱和精力。
Allseated营销增长总监Nick Borelli说道，客户似乎总能仰赖会议组织者提供应对突发情况的各种备案，但其实这往往只仅限于天气突变、参会人数与预设不符、改变场地安排等特定情况而已；在面对很多特别是涉及客户商机的其他突发情况时，组织者仍会措手不及。比如，虚拟活动若在进行时突然断线，如何向参展商交代？若仅25%的注册人数实际参会，是否能让活动仍有价值？
因此，首先，他建议组织者应提高活动安排的透明度。比如，假如组织者正在为今年第三季度的活动做筹备，就应先想好活动假如取消了怎么办（疫情开始并不断发展变异株以来，活动临时取消的情况比比皆是），并像参会者讲明白活动的备案为何，像是换场地、延期、把一场大型活动拆散成多场小型活动、把活动改成混合型模式或者退费等。当前的活动市场中，此种透明度相当缺乏，导致潜在参会者、赞助商、参展商对于是否要在很有可能取消的活动上投资时间、金钱和精力，在当前环境中愈加迟疑。
其次，OneWest 活动设计与物流公司管理合伙人Dustin Westling建议，有线上元素的活动除了要有形式上的备案之外，还应做好全方位的科技备案，以防活动进行时网络、会议平台或现场影音等出现问题。活动组织者的临时应变能力达标，才能让客户有重新开展业务的信心，并与组织者建立长期合作关系。
再次，Endless Events创始人Will Curran表示，组织者应做好公众舆论的应急计划。他指出，疫情期间，很多活动只要严谨设计并执行卫生流程，疫情散播的风险其实小之又小，但却在公众舆论的压力下都取消了。活动无论是否有科技或新冠防治元素，都应做好应对公众舆论压力的备案。举例来说，假如有场活动以「紫色」为主题，但就在举办前有新闻报道指出穿着紫色的人都有社会问题，那么活动该怎么办？组织者一定要设置好危机沟通计划，以在面临舆论危机时进行妥当的公关回应，而不是任由活动瞬时瓦解。
